Document System #

* Αρχειοθέτηση εγγράφων

[Διαθέσιμο από την έκδοση 19.17.1.35]

Στην εφαρμογή Actus ERP μπορείτε να εισάγετε κείμενα/εικόνες και αρχεία για κάθε εγγραφή παραστατικού, πραγματοποιώντας με αυτόν τον τρόπο την υλοποίηση του paperless office (μηχανογράφηση δίχως χαρτιά και φακέλους). Η δυνατότητα αυτή είναι χρήσιμη όταν έχετε πολλά έγγραφα που συνοδεύουν τις εγγραφές, όπως εκτελωνισμούς, παραγγελείες και θέλετε να τα οργανώσετε ανα παραστατικό.

Στις παρακάτω ενότητες :

• Πελατών
• Προμηθευτών
• Εκτελωνιστών
• Προιόντων
• Μεταφορείς
• Πωλητές
• Αγορές
• Πωλήσες
• Εκκαθαρίσεις
• Ταμειακές εγγραφές
• Ταμειακές αποδείξεις είπραξης και πληρωμής

είναι ενεργοποιημένη η δυνατότητα αρχειοθέτηση εγγράφων. Κάνοντας κλικ στην λίστα με τα παραστατικά (π.χ. των πωλήσεων, πάνω σε ένα τιμολόγιο) θα εμφανιστεί σην μπάρα εργασιών ένας συνδετήρας “Έγγραφα”

Πατώντας την εγγραφή θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη όπου επιλέγετε αν θέλετε να εισάγετε κείμενο/ φωτογραφία σκαναρισμένη ή αρχείο (π.χ. ένα Excel) για να την συνδέσετε με την συγκεκριμένη εγγραφή)

 ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ #

Πατώντας νέο στις σημειώσεις εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα όπου έχετε την δυνατότητα μορφοποίησης στις σημειώσεις σας.

Με Αποθήκευση και κλείσιμο, εμφανίζονται με διαφορετικά χρώματα οι σημειώσεις του παραστατικού

Εναλλακτικά μπορείτε να επιλέξετε την μορφή απεικόνισης, απλό σε στήλες, πολλές στήλες ή carouzel 

 ΕΙΚΟΝΕΣ #

Πατώντας νέο στις εικόνες, στην κάτω μεριά με δεξί πλήκτρο στο ποντίκι εμφανίζεται το παρακάτω μενού, όπου επιλέγετε Ανάγνωση.

Για κάθε εικόνα για ευκολία σας, μπορείτε να γράψετε και ένα μικρό κείμενο που να την συνοδεύει. Οι εικόνες εμφανίζονται πάλι με πολλούς τρόπους, απλή στήλη, πολλές στήλες κλπ.

ΑΡΧΕΙΑ #

Συννημένα μπορείτε να εισάγετε και αρχεία για ένα παραστατικό, για παράδειγμα ένα Excel αρχείο ή ένα κείμενο word. Για να εισάγετε πρέπει να πατήσετε πάλι νέο

και μόλις εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη πρέπει να πατήσετε τις τελίτσες για να γίνει φόρτωση του αρχείου.

Σε κάθε ενότητα υπάρχει διαθέσιμο κουμπί για εκτύπωση ή εξαγωγή σε Excel/PDF κλπ.

Πως εμφανίζουμε τις εγγραφές ; #

Έχει προστεθεί στις λίστες όλων των παραπάνω ενοτήτων (δείτε στην αρχή) μια στήλη με το γράμμα Ε (Εγγραφα) όπου όταν υπάρχει ένας συνδετήρας σημαίνει ότι κάποια έγγραφα συνοδεύουν την εγγραφή του παραστατικού. Πατώντας στα εργαλεία (δείτε στην αρχή), εμφανίζονται τα έγγραφα.