Από το 2021 ισχύει η υποχρέωση για όλες τις επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στην Ελλάδα, να τηρούν τα οικονομικά τους βιβλία και στην ηλεκτρονική πλατφόρμα myData. Οι απαιτήσεις της πλατφόρμας myData διευκρινίζουν ότι τα δεδομένα πρέπει να αποστέλλονται άμεσα, με την έκδοση των παραστατικών πώλησης.

  Γενικές πληροφορίες

Στόχος της νέας πλατφόρμας είναι να έχει όλες τις πληροφορίες που έχουν και τα λογιστικά προγράμματά σας, και κατά συνέπεια να μπορεί μέσα από την πλατφόρμα να υπολογίζεται ο μηνιαίος ή τριμηνιαίος ΦΠΑ της εταιρίας, αλλά και τα ετήσια οικονομικά αποτελέσματα (έντυπο Ε3 επιχείρησης). Τα δεδομένα που αποστέλλονται για κάθε παραστατικό είναι τα στοιχεία του εκδότη και του λήπτη, καθώς επίσης και οικονομικές πληροφορίες ανά ποσοστό ΦΠΑ (καθαρή αξία/ αξία ΦΠΑ), που διαχωρίζονται ανά κατηγορία και χαρακτηρισμό.

Ενδεικτικές κατηγορίες

• Για έσοδα/πωλήσεις: Εμπόρευμα, προϊόν, υπηρεσία, πάγιο, πώληση για λογαριασμό τρίτου, κ.α.
• Για έξοδα/αγορές: εμπόρευμα, Α-Β υλών, υπηρεσιών, έξοδο, πάγιο, έξοδο για λογαριασμό τρίτου, κ.α.

Ενδεικτικοί χαρακτηρισμοί  

• Για έσοδα/πωλήσεις: πωλήσεις χονδρικές, λιανικές, ενδοκοινοτικές, τρίτων χωρών, πωλήσεις για λογ/μό τρίτων χονδρικές, πωλήσεις για λογ/μό τρίτων λιανικές, πωλήσεις για λογ/μό τρίτων ενδοκοινοτικές, πωλήσεις για λογ/μό τρίτων τρίτων χωρών, κ.α.
• Για έξοδα/αγορές: αγορές εμπορευμάτων (χονδρική /λιανική /ενδοκοινοτική /τρίτης χώρας), αγορές πρώτων υλών (χονδρικής /λιανικής /ενδοκοινοτική /τρίτης χώρας), κ.α.Επίσης αν υπάρχουν στο παραστατικό επιβαρύνσεις ή χαρτόσημο ή φόροι ή τέλη, αποστέλλονται κι αυτά τα στοιχεία.

Με την επιτυχή αποστολή ενός παραστατικού πώλησης/εσόδου στην πλατφόρμα myData, ενημερώνεται το ηλεκτρονικό βιβλίο του εκδότη (στα έσοδα) και το ηλεκτρονικό βιβλίο του λήπτη (στα έξοδα). Οι κατηγορίες και οι χαρακτηρισμοί ενημερώνονται για τον εκδότη, με την έκδοση του παραστατικού πώλησης, ενώ για τον λήπτη μετά τις ενέργειες του λογιστή του. Δηλαδή για τον λήπτη μπορεί το παραστατικό να είναι εμπόρευμα ή πάγιο ή έξοδο, επομένως το αποφασίζει με τον λογιστή του. Οι κατηγορίες και οι χαρακτηρισμοί λοιπών των εξόδων/αγορών γίνονται από τα λογιστικά προγράμματα των επιχειρήσεων.
Γι’ αυτό τον λόγο τα αμιγώς εμπορικά προγράμματα, όπως το Actus/ERP, αποστέλλουν στην πλατφόρμα myData τα στοιχεία μόνο των παραστατικών που εκδίδουν (πωλήσεις, εκκαθαρίσεις, κι εν δυνάμει αγορές με αυτοτιμολόγηση).

Τι αλλάζει; #

Ειδικά για την περίπτωση των πωλήσεων για λογαριασμό τρίτων (είδη προς εκκαθάριση), όπως συμβαίνει στα νωπά προϊόντα, οι προδιαγραφές του myData δηλώνουν ότι η έκδοση των πωλήσεων θα πρέπει οπωσδήποτε να γίνεται με ξεχωριστό παραστατικό, γι’ αυτό κι έχει προστεθεί στις πωλήσεις το παραστατικό Π20, και δεν πρεπει να χρησιμοποιείτε το Ε01.
Με αυτόν τον τρόπο θα γνωρίζει η πλατφόρμα myData, με ακρίβεια λεπτού, τα ποσά πωλήσεων για λογαριασμό τρίτων. Τα ποσά αυτά θα πρέπει λοιπόν να συμφωνούν ακριβώς με την αξία πωληθέντων των εκκαθαρίσεων, καθότι θα είναι εύκολη πλέον η σύγκριση αξιών.

Στο Actus/ERP υπάρχει εδώ και καιρό η δυνατότητα αντί της έκδοσης εκκαθάρισης να εκδίδεται προ-τιμολόγιο αγοράς, λαμβάνοντας υπόψη όλη την διαχείριση των εκκαθαρίσεων που κάνετε αυτή την στιγμή. Αντί λοιπόν της έκδοσης εκκαθάρισης, μπορείτε να επιλέγετε προ-τιμολόγιο αγοράς, αν είναι δυνατό,
Στη μόνη περίπτωση που πρέπει να εκδώσετε εκκαθάριση είναι στους παραγωγούς ειδικού καθεστώτος (κάτω των 15.000 ευρώ – παραγωγική εκκαθάριση) που δεν έχουν δυνατότητα να σας εκδώσουν τιμολόγιο.

• Σε κάθε περίπτωση οι λογιστές σας είναι σε θέση να σας συμβουλέψουν για την σωστή λειτουργία της επιχείρησης σας, σε σχέση με το myData.
  
  Το Actus/ ERP θα σας απαγορεύει την τιμολόγηση στα επί προμηθεία είδη με το παραστατικό Ε01, και θα επιτρέπει την πώληση αυτών των ειδών μόνο από το παραστατικό Π20. ΑΦΜ που δεν υπάρχουν ή επιχειρήσεις που δεν ισχύουν δεν θα γίνονται δεκτά απο την πλατφόρμα που πλέον ενημερώνεται άμεσα με την έκδοση των παραστατικών.
  Τέλος η κάθε διόρθωση στα εκδιδομένα παραστατικά, θα ενημερώνει αυτόματα την πλατφόρμα του myData.

Συνοπτική αναφορά αλλαγών #

• Τα παραστατικά σε ξένη χώρα ξεχωρίζουν ως
  • Παραστατικό Εντός ΕΕ
  • Παραστατικά Εκτός ΕΕ
• Σε κάθε περίπτωση που υπάρχει απαλλαγή ΦΠΑ (πωλήσεις εξωτερικού κλπ) πρέπει να συμπληρώνετε την αιτία εξαίρεσης ΦΠΑ (θα σας ειδοποιεί το πρόγραμμα)
• Οι πελάτες πρέπει να έχουν “τύπο”
  • Εσωτερικού (Ε01/Π20 κλπ)
  • Εξωτερικούς εντός ΕΕ
  • Εξωτερικιύ εκτόε ΕΕ
• ΟΙ λιανικές πωλήσεις ανεβαίνουν
  • απο το κουμπί αποστολή myData αυτόματα Κάθε μήνα 1 φορά, συνοπτικά
  • Κάθε μέρα με την έκδοση ζ και αποστολή ΦΗΜ
• Τα ακυρωτικά παραστατικά (F01/F03 κλπ) ΔΕΝ ανεβαίνουν στο MyData αλλά μόνο το πρωτοτυπο παραστατικό που ακυρώνεται. (στέλνει η εφαρμογή εντολή ακύρωσης)
• Για την συχνότητα της αποστολής τω myData (Live/χειροκίνητο) επικοινωνήστε με τον λογιστή σας,
• Καθημερινά ελέγχετε την στήλη αποστολή myData αν “ανέβηκαν” τα παραστατικά σας. Εκτός απο τα παραστατικά που δεν πρέπει να ανεβαίνουν, όλα τα άλλα πρέπει να εμφανίζεται επιτυχής η αποστολή.

Η έλευση της νέας πλατφόρμας myData επιφέρει αλλαγές τόσο στη διαχείριση όσο και στον τρόπο λειτουργίας όλων των επιχειρήσεων